O relatório Tempo online e uso mostra quanto tempo a equipe fica no sistema, quanto desse tempo ela está de fato mexendo, se o horário da loja ficou coberto e em que telas o tempo vai. Ele fica em Relatórios → Tempo online e uso.
Onde fica e quem vê
- Abra Relatórios → Tempo online e uso. Ele tem um grupo próprio na lista lateral de Relatórios, com uma linha para cada aba.
- Quem vê precisa da permissão de ver relatórios e de Ver tempo online e uso da equipe. Nos cargos padrão, do Gerente para cima. Cargo criado pela empresa recebe se já via o relatório por atendente ("Ver SLA por agente"); dá para tirar em Cargos e permissões.
- O relatório abre nos Últimos 7 dias e compara com o período anterior do mesmo tamanho. Os filtros Equipe e Pessoa recortam tudo.
Como o tempo é medido
- Online: o sistema aberto em pelo menos uma aba ou no app. O navegador avisa a cada minuto. Duas abas, ou computador e celular ao mesmo tempo, contam uma vez.
- Ativo: ter clicado, digitado ou rolado a tela nos últimos 2 minutos. Ocioso é o sistema aberto sem nada disso — a aba esquecida aberta, ou a pessoa atendendo fora do sistema.
- Aba fechada, computador desligado ou sem internet: a contagem para no último aviso. Uma entrada nova começa quando a pessoa volta depois de 30 minutos ou mais fora.
- Horário de trabalho: o de cada pessoa na Agenda (disponibilidade). Quem não tem horário próprio segue o da equipe ou o da loja, em Horários de atendimento. Folga e feriado contam como fora do horário. Sem horário nenhum, a coluna mostra "—".
- O que não entra: o modo "Visualizar como" e o acesso do suporte. Mensagens digitadas direto no WhatsApp do celular não são tempo no sistema.
- O que não é guardado: o que a pessoa digita e o que está na tela. Só que o sistema estava aberto, se ela mexeu, em que área e se era computador ou celular. O histórico fica guardado por 13 meses.
- Desde quando: a medição começou quando o relatório entrou no ar. Antes disso não existe registro, e o relatório não estima o passado — ele avisa a data de início quando o período escolhido é anterior.
As abas
Resumo
Uma frase com o essencial e cinco números comparados com o período anterior: Horas online, Tempo ativo, Horário da loja coberto, Mensagens por hora ativa e Fora do horário. Embaixo, O que olhar: os pontos que os números do período sustentam, por exemplo:
- a loja aberta sem ninguém online, e quantas mensagens de clientes chegaram nesse tempo;
- a hora em que falta gente para o tanto de cliente que escreve;
- quem passou muito tempo com o sistema aberto e parado;
- quem ficou bastante tempo online fora do horário;
- quem não abriu o sistema no período.
Ao lado, as horas online por dia (ativo e ocioso) e a curva de pessoas online contra mensagens de clientes, hora a hora.
Pessoas
Uma linha por pessoa: dias com acesso, hora média de chegada e de saída, horas online, ativo e ocioso, fora do horário, mensagens e conversas pelo sistema, mensagens por hora ativa, quanto foi pelo celular e quantas entradas. Quem não abriu o sistema aparece no fim, com o último acesso.
Linha do dia
Escolha o dia e veja cada pessoa numa faixa: ativa, ociosa ou fora, sobre o horário de trabalho dela, com um risco para cada mensagem enviada. Embaixo, a equipe: quantas pessoas online de 10 em 10 minutos, em vermelho quando a loja estava aberta e não havia ninguém.
Cobertura
- Horário da loja coberto: quanto do horário de atendimento teve alguém online.
- Mapa por dia e hora: a média de pessoas online, com o contorno do horário da loja.
- Buracos na escala: cada vez que a loja ficou 10 minutos ou mais sem ninguém online, com as mensagens de clientes que chegaram nesse tempo, quem saiu antes e quem voltou.
- Mensagens por pessoa online: onde a barra é alta, falta gente para o tanto de cliente que escreve.
Sem horário da loja configurado, a cobertura não tem contra o que medir.
Uso do sistema
Em que área a equipe passa o tempo ativo (Caixa de Entrada, Negócios, Contatos, Agenda, Relatórios…), o mesmo por pessoa, e os acessos: dias, entradas, duração média, computador ou celular e último acesso.
Exportar, imprimir e agendar
- Exportar → Planilha (Excel): resumo, pessoas, uma linha por pessoa e dia, cobertura, buracos na escala e uso por área.
- Exportar → Imprimir esta aba ou Relatório completo para imprimir: pelo navegador, que também salva em PDF.
- Agendar envio: o e-mail traz os cinco números do Resumo e os três primeiros pontos de O que olhar, com a planilha anexa para quem pode exportar.
Pegadinhas comuns
- Tempo ocioso não é tempo à toa. Quem atende pelo WhatsApp do celular, ou lê sem mexer no mouse, aparece ocioso. Cruze com a parte do celular em Relatório de Atendimento.
- Mensagens por hora ativa só aparece com meia hora ativa ou mais. Abaixo disso o número não diz nada.
- "—" não é zero. Fora do horário com "—" quer dizer que a pessoa não tem horário de trabalho configurado.
- O gerente costuma ter pouca mensagem por hora — ele passa o tempo em Relatórios e Negócios, não na Caixa de Entrada. Compare quem faz o mesmo trabalho.